Privacy Statement
Maet Advocaten, gevestigd te Almere, Amsterdam, Delft, Laren, Mijdrecht, Utrecht en Zeewolde en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe Maet Advocaten met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Toepassing
Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie Maet Advocatenpersoonsgegevens verwerkt:
a. (potentiële) cliënten;
b. bezoekers aan de kantoorgebouwen van Maet Advocaten;
c. bezoekers van maet.nl en www.advocaattepaard.nl;
d. ontvangers van nieuwsbrieven van Maet Advocaten;
e. deelnemers aan bijeenkomsten van Maet Advocaten;
f. sollicitanten;
g. alle overige personen die met Maet Advocaten contact opnemen of van wie Maet Advocatenpersoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.
2. Verwerking van persoonsgegevens
Maet Advocaten verwerkt persoonsgegevens die:
a. een betrokkene persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
b. door Maet Advocaten op grond van een machtiging van de betrokkene van derden zijn verkregen, met name medische gegevens en financiële gegevens.
c. een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
d. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de websites van Maet Advocaten of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
e. door camerabeelden bij een bezoek aan de kantoorpanden van Maet Advocaten zijn vastgelegd, voor zover Maet Advocaten daarover beschikt. In de kantoorpanden kunnen zowel aan de buitenzijde als aan de binnenzijde camerabeelden worden gemaakt, om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoorgebouw.
f. Maet Advocaten heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platforms als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.
De websites van Maet Advocaten bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform.Maet Advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platforms. Evenmin is Maet Advocaten verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatement van deze platforms.
3. Doeleinden verwerking
Maet Advocaten verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
b. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
c. het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
d. het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
e. het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
f. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
g. het verbeteren van de kantoorwebsites maet.nl en www.advocaattepaard.nl.
h. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
i. het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.
4. Rechtsgrond
Maet Advocaten verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
a. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
b. toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken,zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
c. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
d. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.
5. Verwerkers
Maet Advocaten kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Maet Advocaten persoonsgegevens verwerken. Maet Advocaten sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Maet Advocaten maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt.
6. Persoonsgegevens delen met derden
Maet Advocaten deelt uitsluitend persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. Maet Advocaten deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.
7. Doorgifte buiten de EER
Maet Advocaten geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Maet Advocaten er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
8. Bewaren van gegevens
Maet Advocaten bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Maet Advocaten hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a. papieren werkdossier: maximaal 20 jaar na afronding van de zaak;
b. digitaal zaakdossier: maximaal 20 jaar na afronding van de zaak;
c. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
d. gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure;
e. bezoekers van de websites maet.nlen www.advocaattepaard.nlen ontvangers van nieuwsbrieven van Maet Advocaten: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.
9. Wijzigingen privacystatement
Maet Advocaten kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van Maet Advocaten gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.
10. Rechten, vragen en klachten
Een betrokkene heeft het recht Maet Advocaten te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met Maet Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar info@maet.nl.
Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Maet Advocaten persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Maet Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar info@maet.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).